Етичен кодекс

Етичен кодекс на Subaru Italia SpA

 

1. ВЪВЕДЕНИЕ

 

1.1.    Според италианското Законодателно постановление № 231/01 административната и наказателната отговорност на юридически лица, чиито служители или ръководители извършат престъпленията, посочени в това Законодателно постановление, е въведена в италианската правна система.

1.2.    В съгласие с това законодателство и убедена, че етиката при изпълнението на бизнес мисията са от съществено значение за успеха на компанията, Subaru Italia SpA е подготвила този Етичен кодекс, за да се предотврати всякакво участие в престъпно поведение на нейни служители, контрактори, партньори или директори, както и да се потвърди, че всички дейности, които тя изпълнява, трябва да се характеризират с честност, почтеност и добросъвестност, спазване на закона и зачитане на правата на трети лица, служители, акционери, бизнес и финансови партньори, и като цяло на всички, които участват в нейните дейности, наричани общо по-долу получателите на този Етичен кодекс.

1.3.    Поради това, служителите на Subaru Italia SpA, без разграничаване или изключение, както и тези, чиито делови отношения с компанията биха могли да доведат до престъпленията, предвидени от Законодателно постановление № 231/01, са длъжни да спазват принципите, посочени по-долу, имайки предвид, че интересите на компанията и постигането на целите на компанията никога няма да оправдаят никакво поведение в контраст с тези принципи или с политиките, които регулират бизнес дейностите на компанията, както и че при провеждането на тези политики се взема предвид съдържанието на този Етичен кодекс.

1.4.    Този Етичен кодекс съдържа водещите принципи на етичното поведение, с които всички получатели на кодекса трябва да се съобразяват в рамките на своите отговорности и по отношение на позициите, които те заемат.

Етичният кодекс ще бъде сведен до знанието на всеки член на Съвета на директорите и Съвета на задължителните одитори, всички служители и всички, които установяват отношения с Subaru Italia SpA, чрез специфични комуникационни дейности.

1.5.    Етичният кодекс подлежи на изменения и допълнения в отговор на промените в и извън компанията, с цел да се осигури съгласуваност между информацията и изискваното поведение.

 

 

2. ЕТИЧНИ ЦЕННОСТИ

 

2.1.    Етичните принципи представляват основните ценности, които получателите на Етичния кодекс трябва да приемат докато преследват целите на компанията. Те са от първична и абсолютна важност.

          Subaru Italia SpA поема задължение:

–      да се съобразява с всички италиански и международни закони, наредби, правила и директиви, както и да ги прилага честно и почтено;

–      да предотвратява и избягва корупцията и конфликти на интереси;

–      да управлява всички взаимоотношения в и извън компанията, в съответствие с принципа на честност;

–      да се конкурира честно с конкурентите;

–      да осигури прозрачна и точна информация за своето финансовото състояние и своите бизнес резултати;

–      да третира поверително цялата информация, получена при осъществяване на своята бизнес дейност;

–     да поставя всички акционери в състояние да бъдат напълно информирани предварително относно всяко решение, което се изисква да бъде взето от тяхна страна;

–      да предпазва и защитава физическите активи на компанията и интелектуалната собственост;

–      да повишава инвестициите, с цел запазване и увеличаване стойността на дружеството;

–      да опазва и насърчава растежа на човешките ресурси, като същевременно зачита всички общопризнатите права на човека;

–    да внедрява адекватни системи за безопасност за предотвратяване на всякаква рискова ситуация отнасяща се до защитата и безопасността на персонала;

–    да насърчава и планира развитието на своята бизнес дейност чрез разумно използване на природните ресурси и опазване на околната среда за бъдещите поколения.

За тази цели Subaru Italia SpA поема задължение:

1)    да гарантира и насърчава в рамките на компанията стриктното спазване на настоящите закони, наредби и общоприетите принципи на прозрачност, лоялност и честност при воденето на бизнес;

2)   да гарантира и насърчава в рамките на компанията стриктното спазване на всички организационни правила и политики, приети от нея и по-специално тези, отнасящи се до предотвратяване на престъпността;

3)    да насърчава и изисква спазване на всички по-горе цитирани закони, наредби, принципи и организационни правила и политики, включително от своите контрагенти, клиенти и доставчици;

4)    да не се държи по начин, който е незаконен или в никакъв случай в противоречие с посочените по-горе принципи в деловите си отношения с публичните власти, служители, контрагенти, клиенти, доставчици, инвеститори, акционери и широката общественост;

5)    да следи за спазването на принципите на прозрачност, честност и надеждност при взаимоотношенията си със своите контрагенти и широката общественост;

6)    да гарантира зачитането на професионализма и физическата и моралната неприкосновеност на своите служители и широка защита на околната среда и безопасността, по-специално на здравето и безопасността на работното място;

7)  да избягва, предотвратява и репресира всяка форма на дискриминация, основана на пол, възраст, сексуална ориентация, раса, народност, физическо или икономическо състояние, вероизповедание или политически възгледи. 

 

 

3. ПОЛУЧАТЕЛИ

 

3.1.    Получателите на този Етичен кодекс са управителните съвети на компанията, персонала, клиенти, доставчици, контрактори, външни консултанти, обществени лица и акционери. Компанията насърчава широкото разпространение на Етичния кодекс сред получателите и правилното тълкуване на съдържанието му като предоставя най-подходящите инструменти, за да се улесни прилагането му.

 

ПРИНЦИПИ НА ЕТИЧНО ПОВЕДЕНИЕ

 

3.2.    Управителни съвети

3.2.1.   Осъзнавайки своята отговорност и задължение да спазва законите, подзаконовите нормативни актове и правила за надзор, управителните съвети на компанията трябва да поддържат автономно и независимо поведение по отношение на държавните институции, частни лица, бизнес сдружения и политически партии и да предоставят подходяща информация, необходима за вътрешен и външен контрол. Те ще преценяват ситуации на конфликт на интереси и несъвместимост на функциите, задълженията или длъжностите в рамките на или извън компанията и ще действат по отношение на тях честно, почтено и с пълно чувство за отговорност.

 

3.3.     Персонал

3.3.1.  Човешките ресурси съставляват основен актив на компанията и тяхното развитие е от съществено значение за постигането на целите на компанията. Компанията трябва да стимулира приноса и развитието на професионалните умения и забранява дискриминационни практики при наемане на работа, обучение, управление, кариерно развитие и заплащане на персонала. Тя също така трябва да гарантира адекватна, информационна програма за обучение и повишаване на осведомеността.

3.3.2.  Целият персонал на Subaru Italia SpA ще трябва:

–    да се подчинява на действащите закони и подзаконови актове на всички страни, в които работи фирмата;

–    да се държи в съответствие с принципите на защита и зачитане на хората, честност и справедливост в личните отношения, лична отговорност, отборен дух и съблюдаване на йерархични и работни взаимоотношения;

–    да избягва конфликти на интереси с контрагенти, както и да уведомява незабавно прекия ръководител за всякакви конфликти на интереси, които би могло да възникнат;

–    да третира с абсолютна конфиденциалност всички данни, новини и информация и да не ги разпространява или използва за собствени спекулативни цели или за спекулативни цели на трети страни;

–    да защитава и опазва активите на дружеството и стоките, които са му дадени, както и да избягва използването им за лично облагодетелстване или лични цели;

–    да не дава на или получава от клиенти или други страни, с които Subaru Italia SpA води бизнес дейност, обезщетения или облаги от всякакъв вид, с изключение на символична стойност, за себе си, техните съпрузи или други членове на семейството, включително и чрез трети лица, или такива, които биха могли да се тълкуват като начин да се прилага натиск;

–    да не изисква за себе си или за трети лица, пряко или косвено, препоръки или всякакво друго преференциално третиране, както и да предприеме всички необходими мерки за предотвратяване и избягване на корупция;

–    да не предлага, обещава или гарантира, пряко или косвено, облаги или преференциално третиране на бизнес партньор или държавен служител, както и да не иска или приема от същите облаги или преференциално третиране;

–    да не извършва плащания, които надвишават стойността на услугата или материали, получени с цел прехвърляне на пари на висши служители, чиновници или партньорски фирми;

–    да не се ангажира в, да не извършва съвместна работа или да не предизвика поведения, които са против закона, особено що се отнася до престъпленията, предвидени от Законодателно постановление № 231/01, член 25.

3.3.3.  От целия персонал се изисква да предоставя навременна информация на съответния ръководител, а ръководителят е длъжен да уведоми незабавно Надзорния съвет, в съответствие с установените процедури (или персоналът трябва да докладва директно на Надзорния съвет, ако ръководителят отсъства или е замесен, или, както е гарантирано от обстоятелствата), когато (включително, но не ограничено до следното):

•    знае за нарушения на закона, на разпоредби или на този Етичния кодекс;

•    знае за пропуски, небрежност или фалшификация в счетоводството или на документацията, върху която се основават счетоводните записи;

•    знае за всички нередности или неизправности по отношение на управлението и начина на предоставяне на услуги;

•    подаръци или обезщетение са предлагани от страни, с които Subaru Italia SpA води бизнес дейност;

•    има информация за получени поръчки, които са в противоречие със закона, вътрешните правила или този Етичен кодекс.

 

3.4.     Клиенти

3.4.1.  Клиентите са неразделна част от активите на компанията. С цел укрепване на лоялността и уважението на клиентите, от съществено значение е, че всички взаимоотношения с клиентите се характеризират с честност, готовност, прозрачност и професионализъм и се предоставя помощ, за да се даде информация на клиентите и споделят решения, без упражняване на какъвто и да е натиск.

3.4.2.  За да гарантира бизнес надеждност и престиж Subaru Italia SpA ще трябва:

•    да има като основна цел пълното задоволяване на клиента при получаване на услугата;

•    да изгради стабилни взаимоотношение с клиента, вдъхновено от справедливост и ефективност;

•    да поддържа професионално, лоялно и колаборативно отношение с клиента, който трябва да бъде поставен в състояние за вземане на съзнателни и информирани решения;

•    да използва ясни, прости форми на комуникация, в съответствие с действащите правила, без да прибягва до заобикаляне или други неправомерни практики, за да няма важна информация за разбиране от страна на клиента, която се пренебрегва;

•    да не се осъществяват бизнес сделки с лица, за които има съмнения, че участва в незаконни дейности, или, които не са надеждни или, на които не може да се разчита от лична или бизнес гледна точка;

•    да отказва всякаква форма на вътрешна или външна "препоръка" или "обуславяне";

•    да гарантира, че деловите отношения са в пълно съответствие с борбата с изпирането на пари, защита на личните данни, прозрачността и законодателството за борба с лихварството.

 

3.5.     Доставчици

3.5.1.  Доставчиците са избрани въз основа на техния професионализъм и компетентност, в съответствие с обективен и прозрачен процес на подбор, за да се защитят интересите на компанията.

Във всеки случай, по време на процеса на техния подбор се вземат предвид:

•    ангажимента на доставчика да се съобразява с опазването на околната среда, колективното договаряне и законодателството за безопасност на работното място;

•    способността на доставчика да изпълни задълженията за поверителност, в зависимост от характера на услугата.

3.5.2.  В своите отношения със доставчиците Subaru Italia SpA спазва принципите за справедливост, професионализъм, ефективност, надеждност и стабилност. Желателно е да се търсят решения по взаимно съгласие за всички възникващи проблеми, с цел достигане до споразумение.

3.5.3.  Задължението да се спазват принципите на Етичния кодекс трябва да бъде изрично упоменато във всички договори за доставки и всяко неспазване на тези принципи ще бъде санкционирано Subaru Italia SpA да има право да прекрати договора, въз основа на важността на това, което е предвидено в него.

3.5.4.  За да се гарантира максимална прозрачност и ефективност в процеса на закупуване Subaru Italia SpA:

–    подготвя инструкции за работа, които регулират задължението за адекватно документиране на направения избор ("проследимост");

–    запазва информацията и документите отнасящи се до официалния процеса на договаряне, или тези, които се отнасят до избора на доставчици, както и на договорните документи за периодите, установени от действащата нормативна уредба и посочени във вътрешните процедури за закупуване;

–    подготвя инструкции за работа, които регулират случаи, в които могат да бъдат направени плащания на лица, различни от тези, които продават стоката или доставят услугата, както и случаите, в които могат да бъдат направени плащания към външни лица или банкови сметки в чуждестранни банки.

 

3.6.     Контрактори и външни консултанти

3.6.1.  При избора на контрактори и външни консултанти Subaru Italia SpA трябва:

•    да избира внимателно физически и юридически лица, които са квалифицирани, имат отлична репутация и се характеризират с безупречен морален интегритет;

•    да спазва стриктно вътрешните политики за подбор и управление на сделките с външни контрактори за компанията, консултанти, представители и агенти;

•    да споменава конкретно във всички договори, независимо как се наричат, задължението за спазване на Кодекса за етичните принципи и всяко неспазване на тези принципи ще бъде санкционирано с правото на Subaru Italia SpA да прекрати договора;

•    да проверява, че извършените плащания не превишават правилната компенсация за предоставените услуги.

 

3.7.     Публични институции

3.7.1.  Поведението на управителните съвети на компанията Subaru Italia SpA и на персонала по отношение на публичните институции ще се вдъхновява от най-голяма честност и почтеност, както и от спазването на законите за справедлива бизнес практика, без поставяне на условия относно решенията на контрагента с цел извличане на полза от страна на Subaru Italia SpA или искане или получаване на преференциално третиране. Също така е забранено изпълняване на искания от страна на публични институции за подчиняване на решения и действия в полза на компанията, както и присъждане на награди от всякакъв вид.

3.7.2.  Незаконните плащания, извършени директно от италиански институции или от техните служители, както и незаконни плащания, извършени чрез посредници, действащи от името на такива институции в Италия и в чужбина, се считат за корупционни действия.

3.7.3.  Ако компанията използва консултант или трета страна, за да я представлява в сделки с публични институции, тя трябва да гарантира, че не съществува конфликт на интереси.

3.7.4.  Сделките с публични институции се ръководят от представители на компанията, определени за тази цел. Цялата документация обобщаваща процедурите, посредством които Subaru Italia SpA влиза в контакт с публични институции, трябва да бъде надлежно събирана и съхранявана.

3.7.5.  Ако възникнат епизоди на явно изразени опити за нарушение или заобикаляне на принципите, описани по-горе, работниците и служителите са длъжни незабавно да уведомят техния ръководител (или директно Надзорния съвет, ако ръководителят отсъства или е въвлечен, или, както е гарантирано от обстоятелствата), който от своя страна ще информира незабавно Надзорния съвет.

3.7.6.  Във всеки случай, по време на бизнес преговори или търговска или друга сделка с публични институции, както в Италия, така и в други страни, Subaru Italia SpA поема задължение:

•    да не оказва влияние върху резултата или насоката на взаимоотношенията с публичната институция чрез предлагане на работа и / или възможности за бизнес на персонала на публичната институция, участваща в договарянето или взаимоотношението, или на членовете на техните семейства;

•    да не предлага подаръци или облаги от всякакъв вид, освен ако са с ниска стойност и в рамките на разрешеното от компанията;

•    да не оказва натиск за или да не получава поверителна информация, която би могла да компрометира почтеността или добро име на компанията.

3.7.7.  Действията на бизнес учтивост като подаръци или форми на гостоприемство, или всякакъв друг вид облага (дори под формата на дарение) се допускат само, когато са на ниска стойност, както и, когато те не компрометират почтеността или репутацията на засегнатите страни, а също и когато те са съвместими с целите. Такива действия трябва винаги да бъдат оторизирани предварително и подходящо документирани и не трябва да се тълкуват от безпристрастна трета страна, както е предвидено за неправомерно получаване на облаги или услуги.

 

3.8.     Антитръстови власти

3.8.1.  Subaru Italia S.p.A. се подчинява изцяло на антитръстовото законодателство и органите на управление, които регулират пазара. Компанията не отрича, не крие или не забавя никаква поискана информация от антитръстовите власти и други регулаторни органи по време на техни разследвания и сътрудничи изцяло при процедури по разследване.

3.8.2.  За да се гарантира максимална прозрачност, Subaru Italia SpA поема задължение да избягва конфликт на интереси със служителите на органите за управление и членове на техните семейства.

3.8.3.  Никой служител или котрактор никога не трябва да игнорира антитръстовите разпоредби и да ги смята, че са в интерес на компанията. Никой в компанията няма власт да издава заповеди или директиви, които са в контраст с такава политика. Служителите ще спазват антитръстовите закони на страните, в които работи фирмата. На служителите се забранява да влизат в "реципрочни договори" за закупуване на продукти и услуги от доставчици.

3.8.4.  Компанията признава, че понякога могат да възникнат съмнения относно правилното тълкуване на закони и разпоредби; в такъв случай, служителите и контракторите трябва да поискат становището на ръководителя на отдела по правните въпроси чрез съответните канали.

 

3.9.     Политически и търговски асоциации

3.9.1.  Отношения с политически и търговски асоциации се третират от специално определени функции с най-голяма прозрачност и независимост.

3.9.2.  Никакви награди или облаги от всякакъв вид не могат да бъдат давани пряко или косвено на политически партии или политически или търговски движения, комитети или сдружения, или на техни представители и кандидати, които могат да бъдат възприети като намерение на компанията да ги подкрепи.

 

3.10.   Медиите

3.10.1.          Делови отношения с пресата и средствата за масова информация като цяло се третират изключително от длъжността, определена от вътрешните правила, при издаване на оторизация.

Цялата информация относно компанията трябва да е вярна и в съответствие с действащата нормативна уредба.

3.10.2.          Служителите, които се показват на публични срещи и демонстрации, са длъжни да го правят изключително от лично име и не трябва да използват името на компанията или търговската марка, без изрично разрешение.

 

3.11.   Конкуренция

3.11.1.          Това е стила на Subaru Italia SpA, за да се избегнат отрицателни коментари и мнения относно конкуренцията, тъй като компанията предпочита обективно сравняване въз основа на качеството и прозрачността на предлаганите продукти и услуги. Subaru Italia SpA не приема поведение, което може да се разбира като нелоялна конкуренция, както е дефинирана и се разбира от законодателството в Италия и в ЕС и следователно не позволява никакво поведение, което пряко или косвено, или чрез трети лица - физически или юридически лица - е насочено към избягване на законодателството, създадено за регулиране на конкуренцията.  

 

3.12. Грантове и спонсорства

3.12.1.          Спонсорствата могат да се отнасят до социални, екологични, спортни и художествени теми и забавления. При избора на предложенията за приемане, Subaru Italia SpA обръща голямо внимание на всеки потенциален личен или служебен конфликт на интереси.

 

4. НАДЗОРЕН СЪВЕТ И ЕТИЧЕН КОДЕКС

 

4.1.    За целите свързани с пълното спазване и тълкуване на Етичния кодекс, получателите могат да се отнасят до преките си ръководители, или не-анонимно до Надзорния съвет.

4.2.     Надзорният съвет е отговорен за:

•    управление, анализ и проверка на съдържанието на Етичния кодекс, с цел идентифициране на необходимостта от адаптиране към променящите се закони;

•    осигуряване на оперативна подкрепа при тълкуването и прилагането на Етичния кодекс, инструментът трябва да бъде отнасян постоянно до правилното поведение, което трябва да се поддържа по време на работа на всеки един;

•    удостоверяване, проверка и докладване за управлението на всички случаи на нарушения на правилата, така че да може да се вземат подходящи мерки, в съответствие с действащата нормативна уредба и колективния трудов договор;

•    подпомагане на лицата, които съобщават за поведение, което е в нарушение на Етичния кодекс, и предпазването им от упражняване на натиск, интерференция, заплахи и прилагане на репресивни мерки по отношение на тях;

•    изготвяне на годишен доклад от изпълнителния директор, който включва информация за Съвета на директорите относно състоянието на процеса на прилагане на Етичния кодекс.

4.3.    Никой служител или управител няма право да одобрява изключения от правилата, съдържащи се в този Етичен кодекс. Убеждението за действие в полза на Subaru Italia SpA, не оправдава по никакъв начин приемането на поведение, което контрастира с всички принципи, заложени тук.

4.4.    Неспазването на Етичния кодекс води до прилагането на една от мерките, посочени в дисциплинарния кодекс.

 

Текст, одобрен от Subaru Italia SpA Съвет на директорите на 06.12.2019 и приложено към протоколите на Общото събрание.